Kserokopiarka to wielofunkcyjne urządzenie, które pozwoli Ci na szybkie i wygodne kopiowanie dokumentów. Choć nazwa kserokopiarka kojarzy się głównie z biurem, wiele osób wciąż nie do końca wie, czym tak naprawdę różni się od klasycznej drukarki. Na pierwszy rzut oka oba sprzęty wyglądają podobnie. W praktyce jednak pełnią inne funkcje i odpowiadają na odmienne potrzeby użytkowników. Czym w takim razie są kserokopiarki cyfrowe, jak działa proces kopiowania oraz kiedy warto wybrać to rozwiązanie zamiast tradycyjnej drukarki?


Co to kserokopiarka — jak działa kserokopiarka?

Kserokopiarka to urządzenie umożliwiające szybkie powielanie dokumentów na papierze. W odróżnieniu od zwykłej drukarki kserokopiarka nie wymaga połączenia z komputerem. Wystarczy położyć dokument na szybie skanera i nacisnąć przycisk — resztę wykona maszyna. Proces kopiowania odbywa się automatycznie dzięki zastosowaniu bębna światłoczułego, lasera, tonera i źródła światła.


Jednak współczesne kserokopiarki to już nie tylko sprzęt do tworzenia kopii. Nowe urządzenia cyfrowe potrafią również skanować, drukować, a nawet wysyłać faks. Dzięki temu coraz częściej mówi się o nich jako o urządzeniach wielofunkcyjnych. Mają one zastosowanie zarówno w małych firmach, jak i dużych korporacjach. Warto zaznaczyć, że w przypadku kserokopiarek cyfrowych każda kopia tworzona jest na bazie cyfrowego obrazu, co przekłada się na wyższą jakość wydruku i większą precyzję.


Kserokopiarka — kiedy warto postawić na jej zakup?

Kserokopiarka to dobry wybór wtedy, gdy często korzystasz z funkcji kopiowania. Jeśli codziennie musisz tworzyć dziesiątki lub setki kopii dokumentów, w tym w niestandardowych lub większych formatach — tradycyjna drukarka może okazać się niewystarczająca. Kserokopiarka nie tylko działa szybciej, ale też jest bardziej ekonomiczna w procesie skanowania.


W przypadku biur rachunkowych, kancelarii prawnych, szkół czy urzędów, kserokopiarka staje się niezastąpionym sprzętem. Obsługuje różne funkcje, takie jak kopiowanie dwustronne, zmiana formatu kopii czy sortowanie. Co więcej, wiele modeli pozwala na bezpośrednie kopiowanie z USB lub z poziomu sieci firmowej — bez konieczności podłączania komputera.


Współczesne kserokopiarki umożliwiają również drukowanie dokumentów z poziomu urządzeń mobilnych, co jest szczególnie przydatne w nowoczesnych biurach. Niektóre modele oferują nawet możliwość faksowania lub archiwizacji dokumentów w chmurze.


Wszystko to sprawia, że jednym urządzeniem jesteś w stanie zastąpić dziś kilka różnych. A to oszczędza zarówno pieniądze, jak i przestrzeń. Zwiększa w dodatku bezpieczeństwo, ponieważ dokumenty nie są wynoszone poza obszar firmy. W ten sposób nie zachodzi ryzyko ich zgubienia albo ujawnienia wrażliwych danych niepowołanym osobom. 


Ile kosztuje kserokopiarka?

Ceny kserokopiarek różnią się w zależności od ich funkcji, wydajności i producenta. Najprostsze modele, oferujące tylko podstawową funkcję kopiowania, można kupić już od około 700 zł. Natomiast cyfrowe urządzenia wielofunkcyjne, które łączą funkcje drukowania, kopiowania, skanowania i faksowania, kosztują średnio od 1 500 do nawet 15 000 zł — w zależności od parametrów i wydajności.


Warto jednak pamiętać, że koszty eksploatacji również mają duże znaczenie. W przypadku intensywnego użytkowania liczy się nie tylko cena zakupu, ale też koszt tonera, bębna, papieru oraz serwisowania sprzętu. Dobrze dobrana kserokopiarka może jednak znacznie obniżyć miesięczne wydatki na wydruk dokumentów. Zwłaszcza jeśli zastępuje kilka innych urządzeń w biurze i nie wymusza konieczności korzystania z zewnętrznych usług i punktów ksero na mieście. 


Alternatywą do zakupu nowego sprzętu może być wynajem urządzeń biurowych lub wybór modeli poleasingowych. W MGR Serwis oferujemy dzierżawę kserokopiarek w Katowicach i Gliwicach, a dodatkowo możliwość nabycia kserokopiarek poleasingowych — używanych. 


Kserokopiarka a drukarka — podstawową różnicą jest funkcjonalność

Choć drukarka i kserokopiarka mogą wyglądać podobnie, ich zastosowanie znacząco się różni. Drukarka potrzebuje połączenia z komputerem i służy do tworzenia wydruków cyfrowych plików. Kserokopiarka natomiast działa niezależnie. Jej zadaniem jest fizyczne kopiowanie dokumentów.


Drukarki zazwyczaj pracują wolniej w przypadku dużej liczby stron, a ich mechanizm nie jest zoptymalizowany pod kątem tworzenia wielu kopii jednego dokumentu. Kserokopiarki z kolei są stworzone do szybkiej i wydajnej pracy w środowisku biurowym. Potrafią wykonać nawet kilkadziesiąt kopii na minutę, z zachowaniem jakości i bez konieczności częstej wymiany materiałów eksploatacyjnych.


W praktyce oznacza to, że jeśli zależy Ci głównie na wydruku pojedynczych plików, klasyczna drukarka w zupełności wystarczy. Jednak gdy Twoje indywidualne potrzeby obejmują masowe kopiowanie, drukowanie, skanowanie czy faksowanie — warto zainwestować w nowoczesną kserokopiarkę cyfrową, która znacznie usprawni pracę i zarządzanie dokumentami w firmie.